Importação de NF via XML
A importação de XML é apenas o processo de pegar a nota fiscal eletrônica (em formato digital) e levar essas informações para o Gerencial, utilizando um arquivo no formato XML, que é um tipo de documento eletrônico.
O que é o XML da NF-e?
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é uma versão digital das notas fiscais. Ela contém todas as informações sobre uma transação comercial, como quem comprou, quem vendeu, quais produtos foram vendidos e os impostos envolvidos. O arquivo XML é o formato digital em que essas informações ficam armazenadas.
Como funciona na prática?
Emissão da NF-e: quando você compra um produto ou contrata um serviço, o fornecedor emite uma NF-e e gera um arquivo XML com todas as informações dessa nota.
Recebendo o XML: Você, como comprador, recebe esse XML de forma eletrônica. Isso pode ser feito por e-mail ou por meio de sistemas de integração entre as empresas.
Importação para o Sistema: Agora, para registrar essa transação no seu sistema de gestão, você precisa importar esse arquivo XML. Isso significa que você vai enviar esse arquivo para o sistema que vai ler todas as informações dentro do XML e automaticamente registrar as compras, atualizar o estoque e calcular os impostos. O sistema faz isso de forma rápida e sem que você precise digitar tudo manualmente.
Importando o XML
Para importar o XML da Nota Fiscal (NF) no sistema, siga os passos abaixo:
Acesse o menu:
Vá até Compras e clique em Importar XML da NF.
Carregar o arquivo XML:
Com o arquivo XML da NF pronto, arraste-o para o quadrado em destaque na tela ou clique no quadro para abrir a janela de seleção do arquivo.
A natureza da NF é fundamental para manter a conformidade fiscal, garantir a correta tributação e facilitar a gestão e o controle financeiro da empresa. Por isso, o sistema emite este aviso que fornecido pela SEFAZ.
Visualizar os itens da NF:
Após o carregamento do XML, todos os itens da NF aparecerão na tela. Se for a primeira vez que você está importando esse produto para o sistema, será necessário associá-lo corretamente. Para isso, você terá duas opções:
Novo Item:
Se o produto não existe no sistema, clique em "Novo Item". Isso irá levá-lo para a tela de criação de um novo produto, onde você deverá preencher os dados conforme a imagem abaixo.
Localizar Item:
Se o produto já existe no sistema, basta associá-lo ao item importado, selecionando o item correspondente.
⚠É importante prestar atenção nos detalhes de cada campo durante a importação. As informações que você preencher aqui serão utilizadas para gerar relatórios de estoque, contas a pagar, entre outros.
Se o produto já estiver associado ao fornecedor, basta confirmar os dados e clicar no botão 'Confirmar'. Caso você não deseje importar este item, clique em 'Excluir' para removê-lo.
Divergências de produtos na importação de NF
Calcular por quantidade x calcular por percentual
Após identificar os itens, você será direcionado para a tela de confirmação da NF e poderá finalizar o processo de importação.
Para continuar com a importação, clique em 'Avançar' no canto inferior esquerdo.
Na tela de conferência de dados, você precisará preencher as seguintes informações:
Loja: Selecione a loja correspondente.
Data de Entrada no Estoque: Informe a data em que as mercadorias devem entrar no estoque. Se for uma data retroativa, as quantidades de produto serão ajustadas até a data mais recente.
Descrição: Você pode alterar a descrição do produto, se necessário.
Data do Primeiro Pagamento: Insira a data do primeiro pagamento.
Número de Parcelas: Caso o pagamento seja parcelado, informe o número de parcelas. Se for mais de uma, o sistema abrirá campos adicionais para você preencher a data e o valor de cada parcela.